Sektionen

Wissen ist MANZ

Sektionen
 Mein Warenkorb (0)
 
 

Elektronische Rechnungen und Vorsteuerabzug (2.1.2006)

Rechnungen können gemäß den Bestimmungen der Umsatzsteuerrichtlinien (UStR) elektronisch übermittelt werden, wenn der Empfänger der Rechnung dieser Form der Übermittlung zustimmt. Diese Zustimmung des Rechnungsempfängers kann formlos und auch nachträglich erfolgen.

1. Allgemeines 

Rechnungen können bei Zustimmung des Rechnungsempfängers auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Diese so genannten
e-Rechnungen (elektronische Rechnungen) werden z.B. als E-Mail übermittelt oder sie müssen im Internet vom Rechnungsempfänger selbst ausgedruckt werden.

Im Umsatzsteuerrecht wurde der rechtliche Rahmen geschaffen, um den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers sicher zu stellen.
 

2. Formale Bestimmungen

Rechnungen können gemäß den Bestimmungen der Umsatzsteuerrichtlinien (UStR) elektronisch übermittelt werden, wenn der Empfänger der Rechnung dieser Form der Übermittlung zustimmt. Diese Zustimmung des Rechnungsempfängers kann formlos und auch nachträglich erfolgen. Es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Liegt keine gesonderte Rahmenvereinbarung zwischen dem Aussteller und dem Empfänger der Rechnung vor, genügt es, wenn die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend akzeptieren.

Eine e-Rechnung gilt dann als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG), wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes sichergestellt sind. Das ist gewährleistet, wenn die Übermittlung der Rechnung

  • mit elektronischer Signatur oder
  • im EDI-Verfahren

erfolgt.

Das angewendete Verfahren bei der elektronischen Übermittlung der Rechnung muss leicht nachprüfbar sein und ist zu dokumentieren.
Die Verfahrensdokumentation hat eine Überprüfung der tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse durch die Abgabenbehörde (z.B. Betriebsprüfer) ohne Erschwernisse innerhalb einer angemessenen Frist zu ermöglichen. Es muss überprüfbar sein, auf welche Daten sich die elektronische Signatur bezieht, wer der so genannte „Signator“ ist und ob die Möglichkeit besteht, bereits signierte Daten zu verändern.

In der Praxis wird es ausreichen, wenn die gespeicherte e-Rechnung zusammen mit dem Handbuch der angewendeten Signatur-Software und dem Prüfzertifikat vorgewiesen werden können. Fordert das Finanzamt den Unternehmer zur Vorlage der Rechnung auf, ist es zulässig, wenn als vorläufiger Nachweis eine gedruckte Version der
e-Rechnung vorgelegt wird.
 

3. Elektronische Signatur

Die Signatur muss den Erfordernissen des Signaturgesetzes entsprechen und auf einem Zertifikat eines entsprechenden Zertifizierungsdiensteanbieters beruhen. In diesem Fall wird von einer fortgeschrittenen Signatur gesprochen.

Die von österreichischen Zertifizierungsdiensteanbietern angebotenen Dienste werden auf der Webseite der Aufsichtsstelle für elektronische Signaturen, der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR-GmbH), unter http://www.signatur.rtr.at/ angeführt. Das Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden. Es ist zulässig, dass im Unternehmen eine oder mehrere Personen bevollmächtigt werden, für den Unternehmer zu signieren. Weiters ist es zulässig, mehrere Rechnungen an einen Rechnungsempfänger in einer Datei zusammenzufassen und diese Datei mit nur einer fortgeschrittenen Signatur versehen an den Empfänger zu übermitteln. Der Rechnungsaussteller kann die Rechnungen auch in einem automatisierten Massenverfahren signieren. 
 

4. Elektronischer Datenaustausch (EDI-Rechnungen)

Der elektronische Datenaustausch mittels EDI-Verfahren ist nur zulässig, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) in Papierform oder eine signierte e-Rechnung (wie oben) übermittelt wird. In einer gesonderten Vereinbarung sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten sicherzustellen.

Auf der Sammelrechnung können die Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge für die einzelnen Umsätze gesondert oder in einer Summe zusammengefasst werden, wenn auf die Einzelabrechnungen verwiesen wird und die Einzelabrechnungen die bei der Sammelrechnung fehlenden Rechnungsbestandteile gemäß UStG aufweisen. Grundlage für den Vorsteuerabzug ist die Sammelrechnung; dies gilt auch dann als Grundlage, wenn der Voranmeldezeitraum der Sammelrechnung von jenem der Einzelabrechnung abweicht.
 

5. Weitere Bestimmungen 

Eine auf elektronischem Weg übermittelte Gutschrift ist zulässig und ebenfalls zu signieren.

Die Überprüfung der fortgeschrittenen Signatur kann Dritten übertragen werden. Dies gilt auch bei der Überprüfung von e-Rechnungen, die eine Gutschrift ausweisen.

Sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger sind verpflichtet, die elektronische Signatur und die Vereinbarung betreffend EDI-Verfahren sieben Jahre aufzubewahren.
 

6. Weitere Informationen 

Weitere Informationen zu diesem Thema können im Internet unter folgenden Adressen abgerufen werden:


7. Download

Hier haben Sie die Möglichkeit, diesen RW-News-Beitrag als Word-Datei auf Ihren Rechner zu laden.